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对大多数企业,人事外包不是一个可选项,而是一个必选项。原因有四个:

     
第一、多数企业办理事务性工作的成本很高,主要原因有四个:

  一是政策不熟:用工、社保及公积金等相关的规定多,变化也快;如果不是专职人员,一般人都很难研究透;数据搜集及文件准备工作很耗时间;如果不事先准备好,肯定会跑冤枉路;手续不熟,现场办理,手忙脚乱;常常看到新手边打电话,边填表,排两次队,一天都过去了,手续却可能没有办完;

  二是交通状况:高峰期的交通状况很差,如果距离跨度大,地点不熟悉,办事就更难了;

  三是等待时间:普通人办事时间往往是高峰时段,等待时间长;最差的情况是月底,尤其是5.110.1、春节等长假后的月底,社保中心排队会排到晚上11点;

  四是不熟悉用工政策,风险成本很高;现在路过劳动监察地点,经常会看到有人拿着合同告公司。如果不懂用工政策,合同草率,碰到难缠的员工,就会惹上官司,耗费大量的精力。而且社保监察的车辆,也经常在城里转。由于劳动法在很多方面都是倾向于员工的,人事专职或兼职人员如果不熟悉政策,大多会败诉。

     
第二、事务管理也很重要。

  上面四个问题,只是人事代理的表面问题。

  其实,即使办理好了手续,要管理好人事却并不容易。核对缴费金额、查找历史数据,应对财务及社保审计都很费时间。如果有些回单文件丢失,那么结果就会很糟。去年,发生的某上市公司人事外包部门漏缴公积金的事件闹得沸沸扬扬,迟迟得不到解决,很重要的原因就是因为数据丢失。

  所以事务的管理也很重要。对于小公司,一旦发生人事专员离职的情况,人事工作便会陷入困境。一方面,人事交接有问题,正常的人事工作突然停止,造成相关员工的情绪波动;另一方面,如果相关人员同公司发生利益冲突,更会对公司造成更大的伤害。

     
第三,日常的内部人事管理制度,也是难以落实。如考勤、假期、报销、工资福利等,也是费时费力。企业在这些问题上如果没有效率,企业的执行能力就会大打折扣。企业的管理方式只能是粗放式的管理。前不久发生在苏州的迪斯尼代工厂的劳资纠纷,就是因为工资核算在执行中出了问题,导致部分员工集体消极怠工。

  因为这些人事管理工作本身并不给企业带来直接的收益,一旦耗费过多时间或资源,就会成为众人指责的对象。人事一旦出了问题,或问题解决稍有拖延,人事专员及主管人员也会成为众矢之的。

     
第四,深陷于人事本身的专职人员,对企业没有战略价值,而且也不会有好的职业前途。事务性的工作做多了,结果常常是自己疲于奔命,但是给人的印象是事情没有做好。

  只有有效的利用管理平台,降低内部沟通及管理成本,人事主管人员才能逐步从琐事中解放出来,将精力放在企业组织发展、公司文化、流程建设、人才培养、选好人、用对人、激励员工等具备更高价值的工作上去,真正提升自我及部门的价值及企业的竞争力。

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